> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs-agents-api.boolfy.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs-agents-api.boolfy.com/anexos/integracion-de-boolfy-agents-con-facturas-de-servicios.md). # Integración de Boolfy Agents con facturas de servicios Este flujo aplica a comprobantes donde la validación principal no se realiza contra una orden de compra ni contra una recepción física, sino contra datos maestros, reglas fiscales, imputaciones contables, dimensiones financieras y, si corresponde, circuitos de aprobación interna. *** ### Integración Boolfy Agents con el ERP de un tercero **Objetivo del documento:** Definir el alcance técnico y funcional para integrar Boolfy Agents con el ERP de un tercero, con foco en la lectura automática de facturas de servicio sin órdenes de compra ni remitos asociados. *** ### 1. Contexto general Boolfy Agents permite leer, interpretar y estructurar información de comprobantes de compra, incluyendo facturas de servicios que no tienen una orden de compra asociada. El objetivo de la integración es automatizar el ingreso de estos comprobantes al ERP, reduciendo la carga manual y permitiendo validar la información contra los datos maestros, reglas fiscales y estructuras contables definidas en el ERP. En este tipo de flujo, Boolfy no realiza validación contra órdenes de compra ni contra cantidades recibidas. La validación se centra principalmente en: * Identificación y validación del proveedor. * Validación fiscal del comprobante. * Validación de impuestos, percepciones y retenciones aplicables. * Determinación de cuentas contables, centros de costo y dimensiones financieras. * Validación de importes, moneda y fechas. * Asignación del gasto a una categoría, área, sociedad, proyecto o unidad de negocio. * Aprobación funcional o contable, si el proceso lo requiere. * Ingreso de la factura en el ERP con la información estructurada. Para avanzar con la integración, se requiere que el equipo responsable del ERP disponibilice APIs o mecanismos equivalentes de consulta e ingreso de información. *** ### 2. Flujo esperado de integración El flujo funcional propuesto es el siguiente: 1. Boolfy Agents recibe y procesa comprobantes de compra. Estos pueden llegar por email, API y/o ser cargados manualmente. 2. El sistema identifica datos relevantes del comprobante, tales como proveedor, CUIT / identificación fiscal, número de factura, fechas, importes, impuestos, percepciones, moneda, concepto del servicio, periodo del servicio y datos de imputación si estuvieran presentes. 3. Boolfy consulta el ERP para validar la información contra proveedores, impuestos, percepciones, dimensiones financieras, centros de costo, cuentas contables y reglas de imputación. 4. Boolfy determina o propone la imputación contable correspondiente, de acuerdo con las reglas definidas para el cliente. 5. Si el proceso lo requiere, Boolfy puede dejar la factura pendiente de revisión o aprobación por parte del área usuaria, responsable del gasto, sector contable o circuito definido. 6. Una vez validada la información, Boolfy envía la factura estructurada al ERP para su ingreso. 7. El ERP devuelve el resultado del proceso, incluyendo identificadores internos, estado de creación, errores de validación o mensajes de negocio. 8. En caso de diferencias o datos faltantes, Boolfy podrá informar el motivo del rechazo, dejar el documento pendiente de revisión o permitir su reproceso según las reglas acordadas. *** ### 3. APIs requeridas #### 3.1 API de ingreso de facturas de compra Se requiere una API que permita registrar facturas de proveedores en el ERP sin necesidad de asociarlas a una orden de compra. **Información esperada a enviar:** * Datos de cabecera de la factura. * Proveedor. * Número de comprobante. * Tipo de comprobante. * Fecha de emisión. * Fecha contable. * Fecha de vencimiento, si aplica. * Moneda. * Tipo de cambio, si aplica. * Importes netos, impuestos, percepciones, descuentos y total. * Concepto o descripción del servicio. * Periodo del servicio, si aplica. * Líneas de factura. * Cuenta contable. * Centro de costo. * Dimensiones financieras. * Unidad de negocio. * Departamento. * Proyecto, si aplica. * Categoría de gasto o tipo de servicio. * Impuestos y códigos fiscales aplicables. * Adjuntos del comprobante, si el proceso lo requiere. * Identificador externo o clave de idempotencia para evitar ingresos duplicados. * Estado esperado de ingreso: borrador, pendiente de aprobación, contabilizada o equivalente, según permita el ERP. **Respuesta esperada:** * Identificador interno de la factura creada. * Estado del proceso. * Mensajes de validación. * Errores funcionales o técnicos, si existieran. * Referencia para consultar posteriormente el estado del documento. * Estado de aprobación o contabilización, si aplica. *** #### 3.2 API de consulta de proveedores Se requiere una API para consultar y validar proveedores registrados en el ERP. **Criterios posibles de búsqueda:** * CUIT / identificación fiscal. * Código interno de proveedor. * Razón social. * Sociedad / legal entity / business unit. **Información esperada como respuesta:** * Código interno de proveedor. * Razón social. * CUIT / identificación fiscal. * Estado del proveedor. * Sociedad o entidades legales habilitadas. * Condición fiscal. * Moneda habitual, si aplica. * Condición de pago. * Cuenta bancaria o datos de pago, si el proceso lo requiere. * Indicador de bloqueo de pago o bloqueo de carga, si aplica. * Categorías o tipos de gasto habituales asociados al proveedor, si existen. **Objetivo:** Validar que el proveedor identificado en la factura exista en el ERP, esté activo y se encuentre habilitado para la sociedad o entidad legal correspondiente. *** #### 3.3 API de consulta de impuestos, percepciones y datos de localización Se requiere una API o mecanismo de consulta para validar impuestos, percepciones y reglas fiscales aplicables. **Información requerida:** * Códigos de IVA. * Códigos de percepciones. * Códigos de retenciones, si aplica. * Provincias y/o jurisdicciones. * Códigos de impuestos utilizados por el ERP. * Reglas de aplicación por sociedad, proveedor, provincia o tipo de comprobante. * Reglas de aplicación por tipo de servicio. * Mapeos entre conceptos fiscales del comprobante y códigos internos del ERP. **Objetivo:** Permitir que Boolfy pueda mapear correctamente los impuestos y percepciones identificados en los comprobantes contra los códigos válidos del ERP. *** #### 3.4 API de consulta de dimensiones, cuentas contables y centros de costos Se requiere una API para consultar y validar estructuras contables y dimensiones financieras utilizadas en el ERP. **Información requerida:** * Sociedades / legal entities / business units. * Plan de cuentas. * Cuentas contables habilitadas. * Centros de costo. * Dimensiones financieras. * Unidades de negocio. * Departamentos. * Proyectos, si aplica. * Combinaciones válidas de dimensiones. * Reglas de imputación contable. * Relación entre proveedor, categoría de gasto, cuenta contable y dimensiones. * Relación entre usuario solicitante, área, centro de costo y dimensiones. * Reglas de obligatoriedad de dimensiones. * Reglas de imputación por tipo de servicio. **Objetivo:** Validar que la información enviada por Boolfy sea consistente con la estructura contable definida en el ERP y que la factura pueda registrarse correctamente sin orden de compra asociada. *** ### 4. Aspectos técnicos a definir Durante la reunión se deberán relevar los siguientes puntos técnicos: * Tipo de autenticación requerido. * Ambientes disponibles: desarrollo, testing / UAT y producción. * Documentación técnica de las APIs. * Formato de intercambio: JSON, XML u otro. * Mecanismo de autorización por sociedad o entidad legal. * Paginación y filtros disponibles en APIs de consulta. * Límites de uso, rate limits o restricciones de volumen. * Manejo de errores técnicos y errores de negocio. * Tiempos esperados de respuesta. * Mecanismo para adjuntar el PDF o imagen del comprobante. * Mecanismo de trazabilidad entre Boolfy y el ERP. * Campo o identificador externo para evitar duplicidad de facturas. * Criterios para reprocesar documentos con error. * Criterios para registrar facturas como borrador, pendiente de aprobación o contabilizadas. * Criterios para rechazar facturas con datos incompletos. * Mecanismo para consultar el estado posterior de una factura enviada al ERP. * Mecanismo de auditoría para conocer qué validaciones fueron aplicadas. * Reglas para actualización de datos luego del ingreso inicial. *** ### 5. Validaciones funcionales esperadas Se propone validar los siguientes escenarios: * Factura de servicio con proveedor válido. * Factura de servicio con proveedor no encontrado. * Factura con datos fiscales correctos. * Factura con número de comprobante duplicado. * Factura con moneda extranjera. * Factura con tipo de cambio requerido. * Factura con fecha de vencimiento informada. * Factura con múltiples líneas de servicio. * Factura con múltiples impuestos o percepciones. * Factura con conceptos de servicio que deben imputarse a distintas cuentas contables. * Factura con dimensiones financieras obligatorias. * Factura con categoría de gasto obligatoria. * Factura con importe superior al umbral de aprobación. * Factura aprobada y enviada al ERP. * Factura rechazada por validaciones del ERP. * Factura con datos obligatorios ausentes o ilegibles. *** ### 6. Información requerida al equipo del ERP Para avanzar con el análisis técnico, se solicita al equipo del ERP compartir: 1. Documentación de APIs disponibles para ingreso de facturas de proveedor. 2. Documentación de APIs para consulta de proveedores. 3. Documentación de APIs o catálogos para impuestos, percepciones y localizaciones. 4. Documentación de APIs o catálogos para dimensiones financieras, cuentas contables y centros de costo. 5. Documentación de categorías de gasto o tipos de servicio. 6. Documentación de reglas de imputación contable para facturas. 7. Documentación de circuitos de aprobación, si aplica. 8. Ejemplos de requests y responses. 9. Credenciales o mecanismo de acceso al ambiente de testing. 10. Reglas funcionales para el ingreso de facturas de servicio. 11. Criterios de validación obligatorios antes de registrar una factura. 12. Criterios para registrar facturas como borrador, pendiente de aprobación o contabilizadas. 13. Criterios para rechazar o dejar pendiente una factura con datos incompletos. *** ### 7. Próximos pasos propuestos 1. El equipo del ERP compartirá la documentación técnica disponible. 2. Boolfy analizará los endpoints y definirá el mapeo inicial de datos. 3. Se acordará el criterio funcional para el ingreso de facturas de servicio sin orden de compra. 4. Se relevarán las reglas de imputación contable aplicables. 5. Se relevarán las reglas de aprobación aplicables, si existen. 6. Se acordará un set de casos de prueba representativos. 7. Se habilitará un ambiente de testing con credenciales de integración. 8. Boolfy realizará pruebas de consulta de proveedores, impuestos, dimensiones, cuentas contables y centros de costo. 9. Se probará el ingreso de facturas de compra de servicios en el ERP. 10. Se validarán casos de facturas aprobadas, pendientes y rechazadas. 11. Se revisarán errores, validaciones y ajustes necesarios. 12. Se definirá el flujo definitivo para puesta en producción. 13. Se documentará el circuito operativo para documentos rechazados, pendientes o reprocesados. *** ### 8. Consideraciones adicionales para facturas de servicio sin orden de compra Para asegurar una integración robusta, se recomienda definir de forma explícita los siguientes criterios: * Si la factura puede registrarse directamente o debe quedar pendiente de aprobación. * Qué áreas o usuarios deben aprobar el gasto. * Qué campos contables son obligatorios. * Cómo se determina la cuenta contable. * Cómo se determina el centro de costo. * Cómo se determina la unidad de negocio, departamento o proyecto. * Cómo se clasifican los servicios recurrentes. * Cómo se manejan facturas de servicios con periodos mensuales, anuales o parcialmente devengados. * Cómo se manejan gastos que deben distribuirse entre varios centros de costo. * Cómo se manejan gastos que deben distribuirse entre varias cuentas contables. * Cómo se manejan cargos adicionales, descuentos, bonificaciones, intereses u otros conceptos. * Cómo se manejan facturas en moneda extranjera. * Cómo se manejan comprobantes con datos fiscales incompletos o inconsistentes. * Qué información debe quedar auditada para justificar la imputación y aprobación realizada.